Use Case: Tim Sales & Distribusi (Eks-Pengguna Excel)

Banyak perusahaan importir barang atau distributor yang sebelumnya mengandalkan Google Sheets untuk melacak pergerakan Sales dan stok. Sayangnya, Excel tidak dirancang untuk kolaborasi real-time atau notifikasi penagihan.

Berikut adalah cara menyulap SuperTim menjadi CRM (Customer Relationship Management) dan alat pelacakan distribusi yang jauh lebih canggih dari spreadsheet:

1. Ubah Baris Excel menjadi Sales Pipeline (Kanban)

Daripada menggulir (scroll) ribuan baris di Excel, ubah cara kerja tim Sales Anda menjadi visual. Buat proyek bernama "Pipeline Sales Q3", lalu atur nama-nama kolom status (Custom Status) menjadi:

• Leads Baru (Toko/Distributor yang baru dikontak)
• Kirim Katalog / Sampel
• Negosiasi / Follow-up
• Closed Won (Goal)
• Closed Lost (Gagal) Setiap 1 kartu tugas mewakili 1 Toko/Klien.

2. Gantikan Header Tabel dengan "Custom Fields"

Di Excel, Anda biasanya punya kolom tabel seperti "Nilai PO" atau "No. Resi". Di SuperTim, Anda bisa menirunya secara presisi.

• Buka Pengaturan Proyek > Custom Fields.
• Tambahkan Field Angka untuk "Nilai Transaksi (Rp)".
• Tambahkan Field Teks untuk "Area Distribusi" dan "No. Resi Pengiriman". Kini setiap Sales wajib mengisi form ini sebelum memindahkan kartu ke Closed Won.

3. Lacak Kuota Target Sales (KPI)

Di Excel, menghitung pencapaian target butuh rumus rumit. Di SuperTim:

1. Buat KPI baru bertipe Rupiah (Contoh: "Target Omset Budi Rp 1 Miliar").
2. Tautkan KPI tersebut dengan proyek Pipeline Sales.
3. Setiap kali Budi closing dan memasukkan "Nilai Transaksi", Manajer langsung bisa melihat persentase pencapaian Budi bergerak naik di halaman Analytics secara otomatis.

4. Serah Terima (Hand-over) Tanpa Misskomunikasi

Setelah Sales closing, pesanan harus dikirim oleh divisi Gudang/Logistik. Tidak perlu lagi nge-chat via WhatsApp yang rentan terlewat. Cukup ubah Assignee pada kartu klien tersebut dari nama Sales menjadi nama orang Gudang, dan berikan komentar: "Tolong proses PO ini, katalog dan daftar barang sudah saya lampirkan di attachment."

Orang gudang akan otomatis mendapat notifikasi real-time dan tahu persis apa yang harus dikerjakan.

---

Artikel Terkait (Related Docs)

Perdalam pemahaman Anda dengan membaca panduan berikut:

• Use Case: Manajemen Proyek Klien (Agency)
• Use Case: Tim Marketing & Konten
• Use Case: Melacak Tim Remote (WFH)
• (Kategori Lain) Mengganti Email Akun